Как подготовиться к незапланированному выступлению за пять минут

Хорошо, когда для подготовки к выступлению достаточно времени.

Можно подобрать фактуру, тезисы, аргументы, ответы на вопросы, определиться с логикой и структурой, и десять раз прорепетировать перед зеркалом.

Но иногда необходимость выступать сваливается, как снег на голову.

— После Ивана выступает Татьяна. Вкратце расскажите о новой системе мотивации, которую будем вводить с нового года.

— Кстати, у нас в гостях представитель партнеров. Сергей, о вашем новом продукте гудит рынок, интересно узнать подробности.

— Елена, там сотрудники бузят, требуют пересмотра графика отпусков. Сходите, успокойте.

— А теперь — поздравление от PR-департамента. Наталья, слушаем вас!

Как мы поступаем в таких случаях? Суетимся, напрягаемся, нервничаем, пытаемся импровизировать, и не всегда это получается талантливо. 

Что делать? Научиться готовиться максимально быстро, за несколько минут, а в идеале — моментально.

ЗАДАЧА 1. ПРИЙТИ В СБАЛАНСИРОВАННОЕ «РЕСУРСНОЕ» СОСТОЯНИЕ

Перенапряжены – расслабиться.

Если, наоборот, не хватает энергии и решимости – сконцентрироваться.

Только находясь в правильном состоянии, мы можем принимать верные решения.

«Узбагойзя» — говорил лемур из мультфильма «Мадагаскар».

Как это сделать быстро?

Для начала важно вспомнить, что стресс и страх – биохимические реакции.

В неожиданной пугающей ситуации организм выбрасывает в кровь гормоны адреналин, норадреналин и кортизол, вызывающие дрожь, сердцебиение, покраснение или побледнение кожи, затруднение дыхания.

Чтобы избавиться от негативных эмоций, необходимо изменить гормональный фон, причем в ситуации незапланированного выступления — за считанные секунды.

Популярные способы саморегуляции «через голову» (визуализации, медитативные практики, аффирмации, рефрейминги) для этого слишком медленны и малоэффективны.

Другой распространенный способ («сто грамм и всё нормально») опасен потерей контроля. Психика уже находится в нестабильном состоянии, и превысить «правильную дозу» очень легко.

Самый короткий, быстрый и здоровый путь – использовать специальные гимнастики.

Упражнения «Клин» и «Пляска святого Витта» пригодятся, когда у спикера есть возможность уединиться хотя бы на минуту, а технику «Улитка» можно делать даже в переполненном зале.

Поэкспериментируйте, и выберите один способ, подходящий именно вам.

1. Гимнастика «Клин».

Источник идеи упражнения – книга «Групповая психотерапия», Кьёл Рудестам, СПб.: изд. Питер, 2005.

Противопоказания (если присутствуют эти проблемы, используем другие способы):

· Проблемы с давлением – гипертония или гипотония.

· Сердечные заболевания в фазе обострения.

· Остеохондроз грудного или шейного отдела позвоночника.

· Головная боль, приступы мигрени.

Шаг 1.

· Задерживаем дыхание на максимально долгий срок (пока можем терпеть).

· Параллельно – сильно напрягаем всё тело: руки, ноги, пресс, плечевой пояс.

· Одновременно делаем очень-очень плавные, замедленные («в ритме улитки») наклоны, повороты, приседания.

Шаг 2.

Когда удерживать дыхание станет невозможно, начинаем дышать и энергично сбрасываем напряжение всем телом, имитируя движения кошки или собаки, попавших под ливень. Представляем, что костей в теле нет, и десять-двадцать секунд «отряхиваемся».

Шаг 3. Повторяем шаги 1 и 2 несколько раз. По опыту, если мы действительно вкладываемся в упражнение, не экономя сил, достаточно двух-трех повторов, чтобы расслабиться и почувствовать себя намного спокойнее.

Видеозапись упражнения и более подробная инструкция: http://urvancev.info/snjat-stress-klin/

2. Гимнастика «Пляска святого Витта».

Это упражнение не имеет противопоказаний по здоровью, как гимнастика «Клин». Но, на всякий случай — при первых признаках дискомфорта стоит сразу прекратить активность и применить другие способы избавления от напряжения.

Повторяем вторую часть упражнения «Клин» в течение минуты.

«Стряхиваем» напряжение, акцентированно вибрируя всем телом. Начинаем с кистей рук, переходим к плечам, груди, ногам.

Когда через 40-60 секунд делаем последнее акцентированное движение и переходим в фазу покоя, то, как правило, ощущаем расслабление, спокойствие и концентрацию.

3. Упражнение «Улитка».

Сжимаем ладони в кулаки. Разжимаем. А теперь сжимаем, но с такой скоростью, чтобы пальцы прикоснулись к ладоням не раньше, чем через минуту-две. Медленно-медленно, по миллиметру в секунду.

Да, поначалу приходится себя очень сильно «замедлять», и не всегда это комфортно.

Но через какое-то время дыхание становится ритмичным и глубоким, и когда пальцы наконец достигнут ладони, как правило, мы чувствуем расслабление и спокойствие.

ЗАДАЧА 2. ЗАФИКСИРОВАТЬ ЦЕЛЬ

Зачем выступаю? Какую реакцию хочу вызвать? «Чтобы что?»

Основные цели выступлений можно свести к таким пунктам:

— Проинформировать (обучающая лекция, например).

— Воодушевить (тост на юбилее директора).

— Убедить (защитить проект перед руководством).

— Призвать к действию.

— Продать.

Когда цель обозначена (желательно — письменно), намного проще в уме сконструировать фразы главной точки выступления — финала.

Проинформировать: «Коллеги, резюмирую. В процесс исследований мы пришли к таким выводам: 1….. 2….. 3….. Спасибо за внимание, готов к вашим вопросам».

Воодушевить«Петр Петрович, от имени коллектива желаю крепкого здоровья еще на триста лет!»

Убедить: «Подытожу. Новая система мотивации должна снизить текучесть кадров на четверть, расходы на фонд оплаты труда – на 10-15%, количество брака – минимум на треть, при этом повысить производительность труда на 20%. Если принципиальных возражений нет, пошаговый план я готов представить через пять дней».

Призвать к действию: «Коллеги, цели и задачи определены, ответственные назначены. Предварительные отчеты жду 15 ноября до 15 часов, действуйте».

Продать: «Благодарю за внимание. Тестовый доступ к нашему сервису вы получаете, если зарегистрируетесь в ближайший час, и на стандартный платный доступ получаете 30% скидку при регистрации до 17 часов. Подаем заявки».

ЗАДАЧА 3. ПРОДУМАТЬ СТРУКТУРУ (ДРАМАТУРГИЮ) ВЫСТУПЛЕНИЯ

Человечество придумало немало способов решить эту задачу:

— Классическая структура художественного или музыкального произведения «Вступление – Основная часть – Завершение».

— Схема увлекательного литературного произведения, прекрасно используемая в сторителлинге «Экспозиция – Завязка сюжета – Развитие сюжета – Кульминация (основной конфликт) – Развязка – Эпилог».

— Модель PARADE, применяемая в крупнейшей консалтинговой компании McKinsey: Problem (Проблема) — Anticipated Consequence (что будет, если не решать проблему) – Role (роли участников) – Action (предлагаемые действия) — Decision-Making Rationale (почему мы предлагаем предпринять именно такие действия) — End-Result (конечный результат).

— И другие.

Для экспресс-подготовки к выступлению автор выбрал модель SCORE, описанную Робертом Дилтсом в книге «Фокусы языка».

Она проста, усваивается с одного раза, и позволяет выглядеть весомо и убедительно, даже если репетиций не было.

Symptoms: симптомы проблем, текущее состояние системы.

Causes: причины проблем.

Outcomes: цели, результат, желаемое состояние.

Resources: ресурсы, требуемые для достижения желаемого состояния.

Effects: эффекты, последствия.

Выступление руководителя HR-департамента по этой схеме может выглядеть так:

Symptoms

Коллеги, в прошлом году текучесть кадров в нашей торговой сети повысилась до самой высокой отметки в отрасли – 40%. Наш рекрутинг работает с перегрузкой, но не успевает закрывать все потребности.

Если процесс продолжится, мы будем вынуждены снизить требования к соискателям. Как правило, это быстро сказывается на лояльности клиентов, и я считаю — дальше игнорировать проблему нельзя.

Causes

Мы проанализировали причины явления. На треть текучка связана с гигиеническими условиями труда и личными обстоятельствами сотрудников.

Но больше всего увольнений вызвано устаревшей структурой мотивации: самая низкая в отрасли базовая часть зарплаты и премия, зависящая только от объема продаж.

У большинства конкурентов внедрены современные схемы зарплат, отражающие ключевые факторы эффективности.

Outcomes

Если руководство пойдет навстречу, мы готовы в течение следующего года привести текучесть кадров к среднему по отрасли значению.

Resources

Для этого необходимо внедрить современную схему зарплат. Я имею в виду повышение базовой части и внедрение KPI. 

По предварительным расчетам инвестиции во внедрение системы составят от X до Y тысяч рублей, подготовка займет до двух месяцев.

Effects

По опыту известных нам проектов внедрения, аналогичная система мотивации позволяла снизить текучесть кадров до 15-20%, расходы на фонд оплаты труда – на 10-15%, при этом повысить производительность труда продавцов.

Более точные прогнозы для нашей компании будут озвучены в течение недели. Если коллеги поддержат, мы готовы начинать подготовку.

ЗАДАЧА 4 (ЕСЛИ ОСТАЛОСЬ ВРЕМЯ). ПОДОБРАТЬ ПРИЕМЫ «ПРИВИВКИ ОТ ВОЗРАЖЕНИЙ», УСИЛЕНИЯ И УКРАШЕНИЯ РЕЧИ

Вспомните кейсы успешного внедрения подобных проектов в других компаниях, иносказания, байки, анекдоты в тему, цитаты авторитетных личностей.

В формате экспресс-подготовки достаточно одного украшения для вашего спича.

Понимаю — для большинства коллег проблема выглядит незначительной. Доходы растут, и это радует. Но отдыхающие на Титанике тоже не представляли, что корабль приближается к айсбергу. Мне бы не хотелось, чтобы таким айсбергом для нашей компании оказалась моя сфера — персонал.

ЗАДАЧА 5. ЕСЛИ ОСТАЕТСЯ ХОТЯ БЫ ПАРА МИНУТ, РЕПЕТИРУЕМ ОДИН РАЗ

Важно – несмотря на цейтнот и нервы, лучше это сразу делать без шпаргалки, на память.

Кажется, что блокнот в руках придает «опоры», но на самом деле — сковывает, заставляя голос звучать напряженно и неестественно.

Намного важнее ясно представлять себе логику изложения (по модели SCORE, например), чем заучивать текст наизусть.

Если мы уже находимся в зале, то репетируем мысленно, не подглядывая в блокнот.

Во время выступления – освобождаем руки, убираем подсказки и шпаргалки.

Повторив экспресс-подготовку несколько раз, можем заметим, что выполняем эту работу в уме и намного быстрее, чем поначалу.

В первый-второй раз на подготовку уйдет десять минут, в третий – пять, а на четвертый-пятый – блокнот и дополнительные минуты вовсе не понадобятся.

И в помощь начинающим ораторам – афоризм Уинстона Черчилля.

Его спросили – в чем главный секрет успеха публичного выступления. Ответ:

«Будь искренен. Будь краток. Садись».

© Алексей Урванцев http://urvancev.info/.

ТОП-20 лучших российских тренеров:

— по ораторскому искусству (рейтинг HUBSpeakers.ru).
— по продажам (рейтинг SalesPortal.ru);

В списке 28 лучших бизнес-тренеров России по итогам исследования журнала «Управление персоналом» 2018.
Ведущий передачи об умных продажах «Без скидок» на MediaMetrics.tv.

ЗАДАТЬ ВОПРОС, СДЕЛАТЬ ЗАКАЗ НА ТРЕНИНГ ПО ОРАТОРСКОМУ ИСКУССТВУ ИЛИ ИНДИВИДУАЛЬНУЮ ПОДГОТОВКУ СПИКЕРОВ К ВЫСТУПЛЕНИЯМ (форумам, конференциям, докладам)

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.